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人力资源常见的电子签约问题答疑

2022-07-26腾讯电子签
从发生疫情以来,人们围绕电子合同的讨论显著增加,话题也越来越深入。从最初的电子合同是否安全合规延伸到围绕业务痛点和流程抛出一个又一个细节的问题。我们整理了人力资源常

从发生疫情以来,人们围绕电子合同的讨论显著增加,话题也越来越深入。从最初的电子合同是否安全合规延伸到围绕业务痛点和流程抛出一个又一个细节的问题。我们整理了人力资源常见的电子签约问题答疑,希望能帮助大家更好地了解电子签约。

1.电子签约在人力资源领域有哪些常见的使用场景?

通常可以应用于员工入转调离的各个阶段,具体如下:

入职前:面试通知函、入职信息登记表、录用通知函、背调协议等。

入职中:劳动合同、保密协议、竞业条款、员工手册、入职履历等。

在职阶段:在职证明、居住证明、收入证明、变更申请表、人事变更确认表、改签/续签合同、绩效表格等。

离职阶段:离职申请、交接清单、辞职证明、劳动关系解除协议等。

还包括疫情期间的特殊应用,如疫情防控承诺书、企业复工证明、个人健康确认表、居家医学观察通知等。

2.如何实现人力资源场景,以及与线上流程、HR系统的关系如何?

电子签约平台通常支持和企业内部的核心人事系统通过标准API接口进行集成打通,在不改变原有入转调离过程的情况下,人力资源部可以在核心人员系统中向员工发起电子合同。双方签字后,系统可以实时下载并同步。

3.面对候选人放弃入职的情况,如何设计流程更合适?

通常有两种情况。一是候选人刚刚收到签署合同的通知,但没有签署,人力资源部可以直接撤销;另一种是候选人已经签字,公司已经盖章。此时,需要启动合同作废流程。

4.电子合同、电子签名、电子章、电子档案是否可以拉通?

电子合同、电子签名和电子印章是不同的名称。其实质是按照《电子签名法》的法律法规要求,通过密码技术对电子文件进行电子形式的签名。

例如,我们通常所说的劳动合同、员工手册、保密协议、在职证明、收入证明、离职证明等,都可以实现在线电子签名。

随着企业人力资源信息化建设的完善,公司一般都有很多人力资源系统,比如招聘系统、核心人事系统、内部OA等。员工在入、转、调、离各个环节的各种文件都可以实现电子签。放心签电子签约平台可以在签前、签中、签后的整个生命周期的合同管理。通过API接口的形式,与现有的HR系统、电子档案系统等对接,实现员工全生命周期中签署的相关电子文件的统一存储和管理。

5.关于部署电子签约系统,SaaS云部署和本地化部署如何选择?

首先,电子签约没有绝对的本地化。根据《电子签名法》的要求,所有签名主体都需要进行实名认证、申请数字证书,签名文件应包括签名的时间戳信息,签名的整个过程应确保合法合规,有完整的证据链和可追溯性。所有这些都需要与权威机构、如实名认证机构、CA机构、国家授时中心、公证机构等进行外部网络连接。

腾讯电子签依托于腾讯雄厚的互联网产品经验,腾讯电子签 SaaS 版致力于为企业、政府和个人提供稳定、安全、可信赖的电子签名服务,推出“云签约”解决方案,融合了腾讯会议的视频通讯能力和腾讯电子签的电子签名合同管理能力,以 “不见面、全线上、更安全、高效能”的一体化解决方案,满足企业远程洽谈及线上战略签署的需求。目前已深入人力资源行业、教育培训行业、制药及医药行业、电商行业、汽车行业、房地产行业及供应链等多个应用场景,并推出防疫码、用工码、招生码等专项方案,助力政企高校等大幅降低运营成本,提升多端签署效率。
 

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